Se över er interna kommunikation.

Vilka vill vi nå?

När man börjar detta arbete är det viktigt att ha koll på de olika målgrupper ni har inom bolaget. Tänk både på höjden och på bredden och gå igenom företagets strukturer för att hitta alla. Ni kommer säkert ha flera olika målgrupper, det är väldigt få bolag som bara har en helt homogen målgrupp. Anledningen till varför det är viktigt att identifiera dessa är för att de kommer ha olika behov och ställa olika krav på det som kommuniceras. Och alla sitter kanske inte heller vid en dator hela dagarna?

Vad vill dom veta?

När ni väl har en lista på era målgrupper är det dags att ta reda på vilka behov de har – vad vill dom veta och när? Enklaste sättet att ta reda på det är att fråga. Antingen gör ni det med hjälp av enkät. Det gör det möjligt att få in en större mängd data men ni kommer inte kunna ställa några följdfrågor om något är otydligt. Det ger även den som som svarar möjlighet att vara anonym om det är något som känns viktigt. Ett annat alternativ är att skapa upp referensgrupper och ha intervjuer med dom. Det brukar ge ringar på vattnet genom att de hör varandras åsikter och tankar. Det viktiga är inte hur ni gör det – bara att ni gör det! Det får era medarbetare att känna sig delaktiga och involverade vilket lägger en bra grund för ert fortsatta arbete.

Hur ska vi berätta detta?

När ni nu vet vilka ni ska “prata” med och vad som ska sägas är nästa steg att bestämma hur detta ska ske. Och återigen, här är det målgruppernas behov som styr. Sitter alla vid en dator hela dagarna eller är de på språng? Har alla tillgång till en mobiltelefon? Är de upptagna i verksamhet som kräver deras uppmärksamhet stora delar av dagen? Det här är avgörande faktorer när det kommer till val av kanal inom intern kommunikation.

Ofta när vi tänker på kanaler, det analoga eller digitala verktyg vi använder för att nå ut, så är det ett intranät vi tänker på i första hand. Mail, telefon, sms, möten, anslagstavlor och chattgrupper är andra exempel. Kan ni vara lite smarta och effektiva och ta bort något av detta? Mailas kvartalsrapporten ut? Är det den bästa kanalen för våra medarbetare?

Fundera ett varv extra och se om ni kan flytta information från en kanal till en annan för att förenkla er interna kommunikation.

Det behöver också finnas ett tydligt ägandeskap kring dessa kanaler. Vem får göra vad i respektive kanal? Denna tydlighet gör beslutsvägarna kortare och ni kan vara mer snabbfotade för att få ut relevant och aktuell information.

Låt dock inte detta arbete bli er övermäktigt. Det är bättre att göra någonting än att inte göra något alls. Den enkla listan är målgrupp, behov och kanal. Gör ni den hemläxan så har ni kommit en bra bit på väg mot att bli ett än mer framgångsrikt bolag. Lycka till!