Kungsbud når alltid fram.

En kanal för alla

För fem år sedan, när bröderna Johnny och Tony Swärdhammar tog över verksamheten, fanns det ungefär 35 anställda. Företaget gjorde sitt första transportuppdrag 1995 och har sedan dess växt till att idag vara runt 60 anställda och ca 70 fordon. 

– När jag och min bror tog över ville vi se över en fortsatt expansion. Då behövde vi bli mer effektiva så under ungefär 2 år implementerade vi effektivare datasystem och försökte hitta en kanal för att nå ut till alla anställda, berättar Johnny. 

Företaget jobbade, som flera andra företag med liknande utmaningar, med flera kanaler för interninformation; fysiska möten på kontoret, telefonsamtal, sms och mail.  För att nå ut med information till alla skickade Kerstin ut nyhetsbrev via mail till alla varje vecka. Dessvärre hamnade det allt som oftast i skräpposten och de anställda behövde även annan typ av information i realtid och information blir  snabbt inaktuell. Man gjorde något försök med att använda Facebook som kanal men alla har inte, eller vill inte för den delen, ha Facebook. 

Pärmar byttes till Beework

Kungsbud hade ett system med en pärm i alla bilar med kontaktuppgifter till chaufförer och kontorspersonal samt policydokument och annan “bra att veta”-information. Det blev allt mer ohållbart då företaget växte och hade viss personalomsättning.

– Det blev fler och fler pärmar som skulle uppdateras med nya kontaktuppgifter regelbundet. Du kan ju tänka dig vilket arbete det var, berättar Johnny och skrattar lite nostalgiskt när han minns tillbaka.

För några år sedan insåg man att det borde finnas smartare sätt. Johnny googlade och hittade Beework. 

– Vi testade en tjänst som Beework erbjöd och fann snabbt ett smart sätt att kunna dela gemensamma dokument och skicka ut information till alla med läskvittens, fyller Kerstin i.

Tjänsten som Kerstin syftar på är Beework idag löser den fler utmaningar än att att bara nå ut med information till alla. Med Beework kan alla medarbetare ta till sig den information som är relevant för var och en. Hos Kungsbud gör man det primärt via, i huvudsak tre flöden; Distributionssida, Budsida och Kontorssidan, som Kungsbud valt att benämna dem.

– Det som gör appen så bra är att det är tvåvägskommunikation och det blir både snyggare och är lättare att lägga upp de dokument som alla ska kunna ta del av. Som tex vår aktuella ISO-certifiering, säger Kerstin stolt. 

– Ja, medarbetarna lägger in egna saker ibland om deras vardag på fältet. Det ger delaktighet och skapar gemenskap. Ungefär som sociala medier fast på jobbet, kompletterar Johnny och berättar om ett tillfälle när det en gång var lite trångt mitt i stan och chauffören fick klättra ut genom fönstret. 

Enkel onboarding

Vi frågar hur det var att komma igång och Johnny berättar om en smidig onboarding med en direktkontakt med personlig kontakt på Beework.
– Moa var jätteduktig och hjälpte oss väldigt mycket. Inte bara under själva onboarding utan fanns där om vi behöver fråga något i efterhand. Det bästa vara att hon ringde efter några veckor och följde upp hur det gick för oss, säger Johnny. Han berättar vidare att de flesta tycker att appen är väldigt lätt, mycket för att den liknar många redan etablerade sociala appar som många är vana vid. Alla fick ett mail av Moa på Beeworks customer care med hur man kommer igång och de flesta gjorde det riktigt fort. 

– Det är också roligt att det flesta även har valt att lägga in en bild på sina kontaktuppgifter i appen, säger Kerstin när kontaktlistan kommer på tal.

– Precis, fyller Johnny i. Eftersom de sällan träffas och det anställs nya medarbetare hela tiden så är det ett bra sätt att ändå känna till varandra. Även incheckningsfunktionen använder många, det är trots att det inte är ett “krav” från ägarna. Det underlättar ju för sina kollegor vilka som är i tjänst eller vilka som ev är sjuka eller lediga.

Johnny skulle vilja rekommendera Beework för alla företag som har personal som inte arbetar på samma plats. Han nämner transportbranschen och byggbranschen som exempel.
– Alla har ju en smartphone idag, till och med min 7-åring tjatar om en, men hon får vänta tills hon fyller 8, skrattar Johnny.  

Teamwork makes the dream work

Avslutningsvis betonar Johnny att de tar vara på sin personal. Alla är fast anställda på heltid och de har en fantastiskt laganda. Han berättar att när pandemin först kom till Sverige visste ju ingen hur det skulle bli men personal ställde upp helt fantastiskt och övertidsersättningen sköts fram. Kungsbud har skåpbilar, lätta och tunga lastbilar och kranbilar men framför allt kylbilar för mat och medicin vilket har resulterat i fler uppdrag och således fler anställda under senaste året. 

Tillsammans fortsätter de också att utveckla medarbetarkommunikationen i samma takt. Kerstin och Johnny påminner de anställda om att appen är främsta källan för kommunikation och att det är eget ansvar att delta och ta till sig relevant information. Kerstin funderar på att lyfta fram nyhetsbrevet i ljuset igen fast denna gången som ett eget flöde i appen.